Πολιτική Απορρήτου — Intellayer

Έκδοση 2.3 · σε ισχύ από 2 Οκτωβρίου 2026

1. Ποιος είναι υπεύθυνος

Επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα βάσει του ΓΚΠΔ και του Νόμου 125(Ι)/2018.

Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων. Αξιολογήσαμε το άρθρο 37 και καταλήξαμε ότι ο ορισμός ΥΠΔ δεν είναι υποχρεωτικός στην τρέχουσα κλίμακά μας: οι βασικές μας δραστηριότητες δεν συνεπάγονται τακτική και συστηματική παρακολούθηση υποκειμένων σε μεγάλη κλίμακα, ούτε επεξεργασία ειδικών κατηγοριών σε μεγάλη κλίμακα. Επανεξετάζουμε την αξιολόγηση καθώς η πλατφόρμα μεγαλώνει και θα δημοσιεύσουμε εδώ στοιχεία ΥΠΔ αν αυτό αλλάξει.

Εποπτική αρχή. Γραφείο Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, Ιάσονος 1, 1082 Λευκωσία, Κύπρος — https://www.dataprotection.gov.cy. Μπορείτε να καταγγείλετε απευθείας σε αυτήν.

2. Οι δύο ρόλοι

2.1 Είμαστε υπεύθυνος για δεδομένα που αφορούν εσάς. Δηλαδή: ονοματεπώνυμο, email, τηλέφωνο, γλώσσα και ρόλο· κατακερματισμένη τιμή κωδικού και ρυθμίσεις δύο παραγόντων· ιστορικό συνδέσεων, μαζί με τις αποτυχημένες προσπάθειες, διευθύνσεις IP και πληροφορίες συσκευής· το αρχείο όσων κάνετε στην πλατφόρμα (αλλαγές, αιτήματα, εξαγωγές και λήψεις)· αιτήματα υποστήριξης προς εμάς· διαγνωστικά κινητού· την αποδοχή των πολιτικών μας· και, για διαχειριστές, τη σχέση χρέωσης του οργανισμού μαζί μας. Τα άρθρα 3 έως 11 αφορούν αυτά τα δεδομένα.

2.2 Είμαστε εκτελών για δεδομένα των πελατών σας. Οτιδήποτε καταγράφει ο οργανισμός σας για τους δικούς του πελάτες, μέλη, δυνητικούς πελάτες και επαφές είναι δεδομένα του οργανισμού σας. Ο οργανισμός σας αποφασίζει τι συλλέγεται, γιατί, και για πόσο. Εμείς τα αποθηκεύουμε και επεξεργαζόμαστε κατ' εντολή του βάσει της ΣΕΔ.

Αυτό σημαίνει:

• αν πελάτης σας θέλει αντίγραφο των δεδομένων του ή τη διαγραφή τους, απευθύνεται στον οργανισμό σας, όχι σε εμάς. Αν έρθει σε εμάς, θα του το πούμε και θα διαβιβάσουμε το αίτημα στους διαχειριστές σας·
• δεν χρησιμοποιούμε τα δεδομένα των πελατών σας για δικούς μας σκοπούς, δεν τα πουλάμε, δεν τα χρησιμοποιούμε για διαφήμιση, και δεν τα χρησιμοποιούμε για την εκπαίδευση γενικών μοντέλων ΤΝ·
• τι κάνουμε με αυτά, τα μέτρα ασφαλείας μας, οι υπο-εκτελούντες και οι δικές σας υποχρεώσεις βρίσκονται στη ΣΕΔ.

2.3 Δεν είμαστε από κοινού υπεύθυνοι με τον οργανισμό σας. Καθένας ελέγχει ό,τι ελέγχει. Το άρθρο 3 της ΣΕΔ το ορίζει, και το άρθρο 3.4 προβλέπει τι ισχύει αν εποπτική αρχή ή δικαστήριο διαφωνήσει.

2.4 Ο εργοδότης σας βλέπει τι κάνετε. Οι διαχειριστές του οργανισμού σας βλέπουν, αναζητούν και εξάγουν το αρχείο δραστηριότητάς σας στην πλατφόρμα, διότι είναι η δική τους πλατφόρμα και τα δικά τους δεδομένα: τι αλλάξατε (με τις τιμές πριν και μετά, με απόκρυψη των προσωπικών στοιχείων), τα αιτήματα που κάνατε και αν πέτυχαν, τι εξαγάγατε ή κατεβάσατε, το ιστορικό συνδέσεών σας (μαζί με τις αποτυχημένες προσπάθειες, με τη διεύθυνση δικτύου και τη συσκευή καθεμίας) και τις κλήσεις εργαλείων που έκαναν λειτουργίες ΤΝ για εσάς. Η χρήση αυτού από τον εργοδότη σας είναι ζήτημα μεταξύ εσάς και εκείνου, κατά την εργατική νομοθεσία και τη νομοθεσία προστασίας δεδομένων — υπεύθυνος επεξεργασίας για τη χρήση αυτή είναι ο εργοδότης σας, όχι εμείς. Προτείνουμε να διαβάσετε τη δική του ενημέρωση προς το προσωπικό. Το άρθρο 7.4 των Όρων το λέει το ίδιο από την άλλη πλευρά.

3. Τι συλλέγουμε για εσάς

Δεν συλλέγουμε τις επαφές, το μικρόφωνο ή τη βιβλιοθήκη φωτογραφιών σας πέραν φωτογραφίας που επισυνάπτετε σκόπιμα, και δεν διαβάζουμε το ημερολόγιό σας εκτός αν ενεργοποιήσετε τον συγχρονισμό ημερολογίου (ενότητα 5)· δεν παρακολουθούμε συνεχή τοποθεσία ή τοποθεσία στο παρασκήνιο· δεν συλλέγουμε διαφημιστικά αναγνωριστικά· και δεν φορτώνουμε σενάρια διαφήμισης ή συμπεριφορικής παρακολούθησης.

4. Γιατί, και με ποια νομική βάση

4.1 Έννομα συμφέροντα. Όπου στηριζόμαστε σε αυτά, έχουμε σταθμίσει το συμφέρον μας έναντι των δικαιωμάτων σας και κρίναμε την επεξεργασία αναλογική και αναμενόμενη. Μπορείτε να εναντιωθείτε κατά το άρθρο 21 οποτεδήποτε.

4.2 Διαγνωστικά κινητού. Οι εφαρμογές περιλαμβάνουν Google Firebase Crashlytics και Firebase Analytics, απενεργοποιημένα στις εκδόσεις ανάπτυξης και δοκιμών. Σήμερα η εξαίρεση γίνεται από τις ρυθμίσεις απορρήτου του λειτουργικού σας. Προσθέτουμε διακόπτη εντός της εφαρμογής, ανενεργό εξ ορισμού, διότι η επιλογή για αποθήκευση αναγνωριστικών αναλυτικών στη συσκευή σας ανήκει στη δική μας εφαρμογή και όχι θαμμένη στις ρυθμίσεις του τηλεφώνου σας. Μέχρι τότε, γράψτε μας και θα εξαιρέσουμε τον λογαριασμό σας.

4.3 Τοποθεσία. Όταν επισυνάπτετε φωτογραφία σε δελτίο εργασίας από την εφαρμογή και έχετε παραχωρήσει άδεια τοποθεσίας στο προσκήνιο, η εφαρμογή καταγράφει τις τελευταίες γνωστές συντεταγμένες μαζί με τη φωτογραφία, όπως κάνει η κάμερα ενός τηλεφώνου. Δεν σας παρακολουθούμε συνεχώς, δεν παρακολουθούμε μετακινήσεις μεταξύ σημείων, και δεν χρησιμοποιούμε τοποθεσία για παρουσιολόγιο, χρονομέτρηση ή άλλη μορφή παρακολούθησης. Αν αρνηθείτε την άδεια, όλα λειτουργούν κανονικά· απλώς οι φωτογραφίες δεν γεωσημαίνονται.

5. Συνδεδεμένα γραμματοκιβώτια και ημερολόγια, και δεδομένα χρήστη Google

Το Intellayer περιλαμβάνει κοινόχρηστα εισερχόμενα ομάδας. Μέλος της ομάδας σας μπορεί να συνδέσει γραμματοκιβώτιο Gmail ή Microsoft 365 ώστε τα εισερχόμενα μηνύματα να αρχειοθετούνται στις εγγραφές σας — και, όπου ο οργανισμός σας το επιτρέπει, να στέλνει email από αυτό το γραμματοκιβώτιο και να συγχρονίζει το ημερολόγιό του με τα ραντεβού στο Intellayer. Όλα αυτά είναι προαιρετικά και ανενεργά μέχρι να συνδεθεί γραμματοκιβώτιο· η αποστολή και ο συγχρονισμός ημερολογίου είναι καθένα ξεχωριστή επιλογή, ανά γραμματοκιβώτιο. Όταν συνδέετε το Gmail, η οθόνη συναίνεσης της Google αναφέρει τη Intellayer ως την εφαρμογή που ζητά πρόσβαση.

Τι ζητούμε

• Πάντοτε: πρόσβαση ανάγνωσης στο γραμματοκιβώτιο. Για το Gmail πρόκειται για το πεδίο εφαρμογής Google gmail.readonly (https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly)· για το Microsoft 365, το Mail.Read, με το User.Read για την αναγνώριση του λογαριασμού και το offline_access ώστε η σύνδεση να παραμένει ενεργή.
• Μόνο αν επιτρέψετε την αποστολή στο γραμματοκιβώτιό σας: gmail.send (https://www.googleapis.com/auth/gmail.send) ή Mail.Send. Το χρησιμοποιούμε μόνο για να στείλουμε email που γράψατε και στείλατε εσείς από το Intellayer, από τη δική σας διεύθυνση — ποτέ με δική μας πρωτοβουλία.
• Μόνο αν ενεργοποιήσετε τον συγχρονισμό ημερολογίου: calendar.events (https://www.googleapis.com/auth/calendar.events) ή Calendars.ReadWrite, ώστε τα ραντεβού σας και το ημερολόγιό σας να συμφωνούν, όπως περιγράφεται παρακάτω.
• Κανένα από αυτά δεν μας επιτρέπει να διαγράψουμε, να μετακινήσουμε ή να τροποποιήσουμε τα μηνύματα του γραμματοκιβωτίου σας, και δεν το κάνουμε.
• Διαβάζουμε το σώμα των μηνυμάτων, όχι μόνο τις κεφαλίδες, διότι τα κοινόχρηστα εισερχόμενα εμφανίζουν το ίδιο το email ώστε η ομάδα σας να ενεργήσει. Η πρόσβαση σε γραμματοκιβώτιο και ημερολόγιο χρησιμοποιείται για όσα περιγράφει η ενότητα αυτή και για τίποτε άλλο.

Τι διαβάζουμε

• Ελέγχουμε το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο περίπου κάθε πέντε λεπτά και ανακτούμε μόνο την αλληλογραφία που έφτασε μετά τον προηγούμενο έλεγχο. Ο πρώτος έλεγχος μετά τη σύνδεση καλύπτει τις τελευταίες 24 ώρες, έως 50 μηνύματα.
• Για κάθε νέο μήνυμα διαβάζουμε τον αποστολέα, τους παραλήπτες, το θέμα, την ημερομηνία και το κείμενο του σώματος. Δεν κατεβάζουμε συνημμένα.
• Τα μηνύματα που στέλνονται από την ίδια τη συνδεδεμένη διεύθυνση παραλείπονται· ένα email που στέλνετε από το Intellayer καταγράφεται τη στιγμή της αποστολής (παρακάτω).

Τι τηρούμε

Τι γίνεται με ένα μήνυμα εξαρτάται από τον αποστολέα του και από δύο ρυθμίσεις που ελέγχετε: αν το γραμματοκιβώτιο είναι τα εισερχόμενα του οργανισμού σας, και, για προσωπικό γραμματοκιβώτιο, τι καταγράφει.

• Απαντά σε συνομιλία που υπάρχει ήδη στο Intellayer — που ξεκίνησε με email από την πλατφόρμα ή αρχειοθετήθηκε νωρίτερα: προστίθεται σε εκείνη τη συνομιλία, όποια κι αν είναι η υπόλοιπη ρύθμιση του γραμματοκιβωτίου.
• Ο αποστολέας είναι μέλος στις εγγραφές σας (σε χώρους εργασίας που διαχειρίζονται μέλη): το μήνυμα αρχειοθετείται στη συνομιλία του μέλους, εκτός αν το γραμματοκιβώτιο καταγράφει μόνο επιλεγμένα email.
• Το γραμματοκιβώτιο είναι τα εισερχόμενα του οργανισμού σας: κάθε άλλο μήνυμα γίνεται συνομιλία στα κοινόχρηστα εισερχόμενα, είτε ο αποστολέας υπάρχει ήδη στις εγγραφές σας είτε όχι. Αν ο αποστολέας αντιστοιχεί σε ενδιαφερόμενο ή πελάτη, η συνομιλία συνδέεται με την εγγραφή, το χρονολόγιο της εγγραφής δείχνει το θέμα και τους πρώτους 200 χαρακτήρες, και εκτελούνται οι κανόνες αυτοματισμού που έχετε ορίσει για εισερχόμενα email.
• Προσωπικό γραμματοκιβώτιο που καταγράφει γνωστές επαφές (η προεπιλογή): μήνυμα από ενδιαφερόμενο ή πελάτη που ήδη έχει ο οργανισμός σας αρχειοθετείται ως συνομιλία συνδεδεμένη με την εγγραφή, με τον ίδιο τρόπο. Οτιδήποτε άλλο δεν αρχειοθετείται και παραμένει ιδιωτικό.
• Προσωπικό γραμματοκιβώτιο που καταγράφει μόνο επιλεγμένα email: τίποτε δεν αρχειοθετείται αυτόματα. Ο κάτοχός του προωθεί ή κοινοποιεί κρυφά ό,τι πρέπει να καταγραφεί (παρακάτω).

Σε κάθε περίπτωση καταγράφουμε τον αποστολέα, τους παραλήπτες και το θέμα κάθε μηνύματος που επεξεργαζόμαστε, ώστε να βλέπετε τι έκανε ο συγχρονισμός. Το αρχείο καταγραφής τηρείται 12 μήνες και διαγράφεται όταν αποσυνδεθεί το γραμματοκιβώτιο.

Διευθύνσεις προώθησης και κρυφής κοινοποίησης. Κάθε χρήστης, καθώς και ο οργανισμός, έχει μια διεύθυνση καταγραφής. Τα email που προωθούνται ή κοινοποιούνται κρυφά σε αυτήν παραλαμβάνονται από τη Mailgun, τον υπο-εκτελούντα μας για email, στην ΕΕ, και αρχειοθετούνται στην εγγραφή της οποίας η επαφή αντιστοιχεί· όταν δεν αντιστοιχεί καμία, περιμένουν ασύνδετα στα κοινόχρηστα εισερχόμενα μέχρι να τα αρχειοθετήσει κάποιος. Πρόκειται για email που επιλέγετε να μας στείλετε: δεν συνεπάγεται πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιό σας.

Τα διακριτικά πρόσβασης και ανανέωσης κρυπτογραφούνται σε ηρεμία (AES-256-GCM) και αποκρυπτογραφούνται μόνο τη στιγμή του αιτήματος προς την Google ή τη Microsoft. Τα δεδομένα γραμματοκιβωτίου περιορίζονται στον οργανισμό σας: η απομόνωση μισθωτών σημαίνει ότι κανένας άλλος πελάτης δεν μπορεί να τα αναζητήσει, και εντός του οργανισμού σας μια συνομιλία είναι ορατή στους συμμετέχοντες σε αυτήν και στους χρήστες στους οποίους οι διαχειριστές σας επιτρέπουν να διαχειρίζονται τα κοινόχρηστα εισερχόμενα.

Αποστολή από το γραμματοκιβώτιό σας

Όπου ο οργανισμός σας το έχει επιτρέψει και έχετε επιλέξει Να επιτρέπεται η αποστολή στο γραμματοκιβώτιό σας, μπορείτε να στείλετε email σε ενδιαφερόμενο ή πελάτη από την εγγραφή του, ή να απαντήσετε στα κοινόχρηστα εισερχόμενα, και το email φεύγει από τη δική σας διεύθυνση μέσω Google ή Microsoft. Εμφανίζεται στον φάκελο Απεσταλμένα του γραμματοκιβωτίου σας όπως κάθε άλλο email που στέλνετε. Το κρατάμε στη συνομιλία, προσθέτουμε το θέμα και τους πρώτους 200 χαρακτήρες του στο χρονολόγιο της εγγραφής, και αρχειοθετούμε τις απαντήσεις στην ίδια συνομιλία. Αποεπιλέξτε το Να επιτρέπεται η αποστολή οποτεδήποτε για να σταματήσει.

Συγχρονισμός ημερολογίου

Όπου ο οργανισμός σας το έχει επιτρέψει και ενεργοποιείτε τον συγχρονισμό ημερολογίου για το γραμματοκιβώτιό σας, περίπου κάθε πέντε λεπτά:

• Προς το ημερολόγιό σας: τα ραντεβού του Intellayer που σας έχουν ανατεθεί — μεμονωμένα ραντεβού από 30 ημέρες πριν· οι επαναλαμβανόμενες σειρές δεν αντιγράφονται — δημιουργούνται, ενημερώνονται και διαγράφονται στο ημερολόγιο Google ή Microsoft σας.
• Από το ημερολόγιό σας: οι αλλαγές που κάνετε εκεί σε αυτά τα συμβάντα — τίτλος, περιγραφή, ώρα ή διαγραφή — επιστρέφουν. Συμβάν που δημιουργείτε στο δικό σας ημερολόγιο αντιγράφεται στο Intellayer μόνο όταν κάποιος από τους συμμετέχοντες είναι ενδιαφερόμενος ή πελάτης που ήδη έχει ο οργανισμός σας, και ποτέ από γραμματοκιβώτιο που καταγράφει μόνο επιλεγμένα email, ώστε τα ιδιωτικά ραντεβού να μένουν εκτός. Επαναλαμβανόμενα συμβάντα του ημερολογίου σας δεν εισάγονται.
• Εκτός γραφείου: όσο το ημερολόγιό σας δείχνει ότι είστε εκτός γραφείου, το Intellayer σας εμφανίζει ως απόντα στους συναδέλφους σας, ώστε να μη σας ανατίθεται εργασία εκείνες τις ημέρες χωρίς προειδοποίηση. Αντιγράφονται μόνο οι ημερομηνίες και οι ώρες, ποτέ ο τίτλος ή η περιγραφή του συμβάντος. Είναι ενεργό μαζί με τον συγχρονισμό ημερολογίου· αποεπιλέξτε το Να εμφανίζομαι ως απών όταν το ημερολόγιό μου δείχνει «Εκτός γραφείου» για να σταματήσει, και οι άδειες που αντέγραψε διαγράφονται.
• Όταν το ίδιο συμβάν άλλαξε και στις δύο πλευρές από τον τελευταίο συγχρονισμό, υπερισχύει η εκδοχή του ημερολογίου σας.
• Η απενεργοποίηση του συγχρονισμού τον σταματά αμέσως. Τα συμβάντα που έχουν ήδη αντιγραφεί παραμένουν και στα δύο ημερολόγια· οι συνδέσεις μεταξύ τους, καθώς και όσες άδειες αντιγράφηκαν από συμβάντα εκτός γραφείου, διαγράφονται.

Τι δεν κάνουμε ποτέ με αυτό

• Δεν πουλάμε δεδομένα χρήστη Google, και δεν τα διαβιβάζουμε σε μεσίτες δεδομένων ούτε σε οποιονδήποτε για διαφημιστικούς σκοπούς.
• Δεν χρησιμοποιούμε δεδομένα χρήστη Google για την ανάπτυξη, βελτίωση ή εκπαίδευση γενικευμένων μοντέλων τεχνητής νοημοσύνης ή μηχανικής μάθησης.
• Δεν διαβιβάζουμε δεδομένα γραμματοκιβωτίου ή ημερολογίου σε εφαρμογή ΤΝ που συνδέετε εσείς (ενότητα 6.4): τα χρονολόγια ενδιαφερομένων, που περιέχουν θέματα και προεπισκοπήσεις email, τα συμβάντα ημερολογίου και οι άδειες δεν είναι διαθέσιμα σε τέτοιες εφαρμογές.
• Το προσωπικό μας δεν διαβάζει την αλληλογραφία σας. Όταν το προσωπικό υποστήριξης συνδέεται ως ένας από τους χρήστες σας για να σας βοηθήσει, η πλατφόρμα του αποκρύπτει το περιεχόμενο των γραμματοκιβωτίων: οι συνομιλίες των εισερχομένων, το αρχείο καταγραφής συγχρονισμού και οι εξαγωγές δεδομένων αποκλείονται, και τα χρονολόγια των εγγραφών δείχνουν ότι έφτασε email αλλά όχι το θέμα ή την προεπισκόπησή του. Πέραν αυτού, άνθρωποι αποκτούν πρόσβαση σε δεδομένα χρήστη Google μόνο όπου έχετε δώσει ρητή συγκατάθεση για συγκεκριμένο αίτημα υποστήριξης, όπου είναι απαραίτητο για λόγους ασφαλείας όπως η διερεύνηση κατάχρησης, για συμμόρφωση με το εφαρμοστέο δίκαιο, ή όπου τα δεδομένα έχουν συγκεντρωθεί και ανωνυμοποιηθεί για εσωτερικές λειτουργίες.

Τρίτοι και λειτουργίες ΤΝ

Τα δεδομένα γραμματοκιβωτίου και ημερολογίου, περιλαμβανομένων των δεδομένων χρήστη Google, αποθηκεύονται στη δική μας υποδομή στη Γερμανία. Ο μόνος τρίτος που λαμβάνει μέρος τους είναι η Anthropic, ο υπο-εκτελών ΤΝ μας (ενότητα 6.3), και μόνο μέσω των λειτουργιών ΤΝ παρακάτω. Καθεμία είναι ανενεργή μέχρι να την ενεργοποιήσει ο οργανισμός σας· αν δεν ενεργοποιήσετε καμία, κανένα δεδομένο γραμματοκιβωτίου ή ημερολογίου δεν εγκαταλείπει την πλατφόρμα.

Πριν φύγει κάθε αίτημα από την πλατφόρμα, τα ονόματα προσώπων αντικαθίστανται με σύμβολα υποκατάστασης και οι διευθύνσεις email, οι αριθμοί τηλεφώνου και οι ταχυδρομικές διευθύνσεις παραλείπονται (ενότητα 6.3). Η Anthropic επεξεργάζεται το αίτημα μόνο για να επιστρέψει το αποτέλεσμα και δεν εκπαιδεύει μοντέλα επ' αυτού.

Διατήρηση, αποσύνδεση και διαγραφή

• Κάθε συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο μπορεί να τεθεί σε παύση ή να αποσυνδεθεί οποτεδήποτε από τις Ρυθμίσεις. Η αποσύνδεση ανακαλεί άμεσα την πρόσβασή μας στην Google, διαγράφει τα αποθηκευμένα διακριτικά και το αρχείο καταγραφής του γραμματοκιβωτίου, και σταματά κάθε περαιτέρω πρόσβαση.
• Μπορείτε επίσης να ανακαλέσετε την πρόσβαση μόνοι σας στο myaccount.google.com/permissions. Ο συγχρονισμός τότε σταματά, και η σύνδεση εμφανίζει σφάλμα μέχρι να την αποσυνδέσετε από τις Ρυθμίσεις, κάτι που διαγράφει τα αποθηκευμένα διακριτικά.
• Η αλληλογραφία που έχει ήδη αρχειοθετηθεί παραμένει μετά την αποσύνδεση: οι συνομιλίες και οι καταχωρίσεις στα χρονολόγια είναι επιχειρηματικά αρχεία του οργανισμού σας. Οι χρήστες μπορούν να αφαιρέσουν μεμονωμένα μηνύματα από μια συνομιλία, και διαγράφουμε ό,τι έχει αρχειοθετηθεί από ένα γραμματοκιβώτιο κατόπιν αιτήματος στο [email protected].
• Τα εισαχθέντα μηνύματα, καθώς και τα θέματα και οι προεπισκοπήσεις που αφήνουν στα χρονολόγια των εγγραφών και στο αρχείο δραστηριότητας, διαγράφονται αυτόματα μετά από 24 μήνες. Το αρχείο καταγραφής συγχρονισμού διαγράφεται μετά από 12 μήνες.

Δύο πράγματα να αποφασίσετε πριν συνδέσετε γραμματοκιβώτιο

• Ένα γραμματοκιβώτιο περιέχει προσωπικά δεδομένα τρίτων. Καθένας που έγραψε ποτέ σε αυτή τη διεύθυνση είναι υποκείμενο δεδομένων, και κανείς τους δεν συμφώνησε τίποτε με τον οργανισμό σας. Η αρχειοθέτηση της αλληλογραφίας τους στις εγγραφές σας είναι δική σας επεξεργασία και το άρθρο 14 απαιτεί να τους ενημερώσετε — μια γραμμή στην υπογραφή email ή στην ενημέρωση απορρήτου του ιστότοπού σας συνήθως αρκεί.
• Συνδέστε γραμματοκιβώτιο ρόλου, όχι προσωπικό. Ένα προσωπικό γραμματοκιβώτιο εισάγει ιδιωτική αλληλογραφία που δεν έχει θέση σε κοινόχρηστο σύστημα, και δεν μπορείτε να την αφαιρέσετε επιλεκτικά.

6. Ποιος λαμβάνει τα δεδομένα σας

6.1 Εντός του οργανισμού σας. Οι διαχειριστές σας βλέπουν τα στοιχεία λογαριασμού και τη δραστηριότητά σας. Οι συνάδελφοί σας βλέπουν το όνομά σας στις εγγραφές που δημιουργείτε ή τροποποιείτε.

6.2 Οι πάροχοί μας. Ο πλήρης και αυθεντικός κατάλογος — σκοποί, οντότητες, τοποθεσίες και εγγυήσεις διαβίβασης — βρίσκεται στη σελίδα υπο-εκτελούντων, που αποτελεί το Παράρτημα III της ΣΕΔ και τηρείται με προειδοποίηση 30 ημερών πριν από κάθε αλλαγή.

6.3 Πάροχοι ΤΝ. Κάθε λειτουργία ΤΝ είναι ανενεργή μέχρι να την ενεργοποιήσει ο οργανισμός σας, και καθεμία ενεργοποιείται χωριστά. Όταν εκτελείται, τα σχετικά δεδομένα αποστέλλονται στον υπο-εκτελούντα ΤΝ που κατονομάζεται στο Παράρτημα III, βάσει ΣΕΔ και Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών, αποκλειστικά για την επιστροφή του αποτελέσματος. Δεν χρησιμοποιούνται για εκπαίδευση μοντέλων. Ο Βοηθός Δεδομένων λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο. Όπου ο οργανισμός σας ενεργοποιεί τις ενέργειες βοηθού, ο βοηθός μπορεί επίσης να ετοιμάσει μια εργασία ή μια σημείωση· τίποτε δεν δημιουργείται πριν το επιβεβαιώσετε, και μπορεί να κάνει μόνο ό,τι θα μπορούσατε να κάνετε κι εσείς.

Πριν φύγει οποιοδήποτε τέτοιο αίτημα από την πλατφόρμα, τα ονόματα προσώπων αντικαθίστανται με σύμβολα υποκατάστασης (τα οποία αποκαθίστανται στην απάντηση εντός της πλατφόρμας) και τα άμεσα αναγνωριστικά επικοινωνίας — email, τηλέφωνο, οδός — παραλείπονται. Πρόκειται για ελαχιστοποίηση, όχι ανωνυμοποίηση: κατέχουμε την αντιστοίχιση, οπότε τα διαβιβαζόμενα δεδομένα παραμένουν προσωπικά δεδομένα, και υπολειμματικά αναγνωριστικά μπορούν να εμφανιστούν σε ελεύθερο κείμενο και σε αρχεία που επεξεργάζονται αυτούσια, όπως ένας λογαριασμός ρεύματος ή αρχείο εισαγωγής.

6.4 Εφαρμογές ΤΝ που συνδέετε εσείς. Όπου ο οργανισμός σας το ενεργοποιεί, μπορείτε να συνδέσετε τη δική σας εφαρμογή ΤΝ — Claude, ChatGPT, Copilot ή άλλη εφαρμογή που υποστηρίζει το Model Context Protocol — με το Intellayer. Εγκρίνετε τη σύνδεση σε δική μας σελίδα σύνδεσης· μπορείτε να την αποσυνδέσετε οποτεδήποτε, και ένας διαχειριστής μπορεί να την αποσυνδέσει ή να απενεργοποιήσει τη λειτουργία για ολόκληρο τον οργανισμό. Η εφαρμογή μπορεί τότε να διαβάζει, κατόπιν αιτήματός σας και ως εσείς, τις εγγραφές που βλέπετε, και τίποτε περισσότερο· δεν μπορεί να αλλάξει τίποτε. Ό,τι διαβάζει πηγαίνει στον πάροχο της εφαρμογής βάσει της συμφωνίας του οργανισμού σας με αυτόν, όχι της δικής μας: δεν είναι υπο-εκτελών μας, και οι όροι του καθορίζουν τι κάνει με αυτά. Τα ονόματα δεν αντικαθίστανται με σύμβολα υποκατάστασης, διότι η εφαρμογή απαντά σε εσάς. Τα χρονολόγια ενδιαφερομένων (που περιέχουν θέματα και προεπισκοπήσεις email), τα συμβάντα ημερολογίου και οι άδειες δεν είναι ποτέ διαθέσιμα σε αυτήν. Τηρούμε αρχείο κάθε αιτήματος της εφαρμογής — ποιο εργαλείο, τι ζήτησε, πότε και πόσες γραμμές επιστράφηκαν — για 24 μήνες, και οι διαχειριστές του οργανισμού σας βλέπουν αυτά τα αρχεία. Η σύνδεση εφαρμογής στέλνει δεδομένα πελατών του οργανισμού σας σε άλλη εταιρεία, οπότε είναι απόφαση του οργανισμού σας ως υπευθύνου επεξεργασίας· γι' αυτό ένας διαχειριστής μπορεί να την απενεργοποιήσει.

6.5 Υπηρεσίες που συνδέει ο οργανισμός σας. Ο οργανισμός σας μπορεί να συνδέσει το Intellayer με υπηρεσίες που χρησιμοποιεί ο ίδιος: λογισμικό λογιστικής (Xero, QuickBooks)· το δικό του τηλεφωνικό κέντρο (3CX)· εργαλεία αυτοματισμού και δικά του συστήματα, μέσω κλειδιών API και webhooks (για παράδειγμα Zapier, Make ή n8n)· και τον δικό του λογαριασμό Stripe, για είσπραξη πληρωμής όταν πελάτης αποδέχεται πρόταση. Καθεμία λαμβάνει ό,τι ρυθμίσει ο οργανισμός σας: το λογισμικό λογιστικής, τιμολόγια, πληρωμές και τα στοιχεία πελατών σε αυτά· το τηλεφωνικό κέντρο, ποια εγγραφή έχει έναν καλούντα αριθμό, ενώ μας αποστέλλει αρχείο κάθε κλήσης (αριθμός, κατεύθυνση, ώρα, διάρκεια, μέλος προσωπικού)· τα εργαλεία αυτοματισμού, τις εγγραφές και τα συμβάντα στα οποία έχουν εγγραφεί. Είναι προμηθευτές του ίδιου του οργανισμού σας, με τους δικούς του όρους, όχι υπο-εκτελούντες μας. Η σελίδα υπο-εκτελούντων τους αναφέρει ούτως ή άλλως, μαζί με το τι λαμβάνει καθένας.

Ο εμπλουτισμός ενδιαφερομένων, στο γενικό CRM, διαβάζει τον δημόσιο ιστότοπο στον τομέα της εταιρείας ενός ενδιαφερομένου και ελέγχει αριθμούς ΦΠΑ στο μητρώο VIES της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Ο ιστότοπος λαμβάνει από εμάς ένα συνηθισμένο αίτημα σελίδας και το VIES τον αριθμό ΦΠΑ· κανένας δεν λαμβάνει οτιδήποτε για τον ενδιαφερόμενο.

6.6 Αρχές. Όπου ο νόμος το απαιτεί. Ερμηνεύουμε στενά, γνωστοποιούμε το ελάχιστο, και σας ενημερώνουμε εκτός αν απαγορεύεται.

6.7 Αν η επιχείρηση αλλάξει χέρια. Τα δεδομένα σας ενδέχεται να μεταβιβαστούν σε αποκτώντα. Θα σας ενημερώσουμε εκ των προτέρων και τα δικαιώματά σας ακολουθούν τα δεδομένα.

6.8 Ποτέ. Δεν πουλάμε ούτε ενοικιάζουμε προσωπικά δεδομένα, δεν τα μοιραζόμαστε με διαφημιστικά δίκτυα ή μεσίτες δεδομένων, και δεν τα χρησιμοποιούμε για την εκπαίδευση γενικών μοντέλων ΤΝ.

7. Για πόσο τα τηρούμε

Τα δεδομένα που ελέγχει ο οργανισμός σας ακολουθούν τις ρυθμίσεις του και το άρθρο 11 της ΣΕΔ, όχι τον πίνακα αυτόν.

8. Διεθνείς διαβιβάσεις

Η πλατφόρμα και η βάση δεδομένων της βρίσκονται στη Γερμανία. Όπου πάροχος επεξεργάζεται εκτός ΕΟΧ, στηριζόμαστε σε απόφαση επάρκειας όπου υπάρχει, και διαφορετικά στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (Απόφαση (ΕΕ) 2021/914) με τεκμηριωμένη εκτίμηση επιπτώσεων διαβίβασης και συμπληρωματικά μέτρα όπου το απαιτούν οι Συστάσεις 01/2020 του ΕΣΠΔ. Λεπτομέρειες ανά πάροχο στη σελίδα υπο-εκτελούντων· αντίγραφα των εγγυήσεων από το [email protected].

9. Τα δικαιώματά σας

Πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, περιορισμός, φορητότητα, εναντίωση και ανάκληση συγκατάθεσης — το ίδιο σύνολο με το άρθρο 8 της Πολιτικής Απορρήτου πελατών, ασκούμενα με τον ίδιο τρόπο και απαντώμενα εντός ενός μηνός.

Δύο ιδιαιτερότητες του εργασιακού λογαριασμού:

• Ο λογαριασμός σας ανήκει στη συνδρομή του οργανισμού σας. Δεν μπορούμε να τον διαγράψουμε παρά την εντολή του εργοδότη σας όπου τον χρειάζεται για την υπηρεσία, αλλά θα ικανοποιούμε πάντοτε δικαιώματα που δεν εξαρτώνται από αυτό — πρόσβαση, διόρθωση, εναντίωση, περιορισμός — και θα ενημερώνουμε εσάς και εκείνον για ό,τι πράξαμε.
• Για δεδομένα που ελέγχει ο οργανισμός σας, είμαστε ο εκτελών. Στείλτε το αίτημα στον οργανισμό σας· αν φτάσει σε εμάς, θα το διαβιβάσουμε στους διαχειριστές σας και θα σας το πούμε.

Μπορείτε να καταγγείλετε στο Γραφείο Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα οποτεδήποτε.

10. Ασφάλεια

TLS 1.2 ή νεότερο κατά τη μεταφορά· κρυπτογράφηση σε ηρεμία για τη βάση και τα αντίγραφα ασφαλείας· κατακερματισμός κωδικών με αλάτι και σκοπίμως αργή συνάρτηση· κρυπτογράφηση διαπιστευτηρίων τρίτων στο επίπεδο εφαρμογής· κλειδιά API και διακριτικά εφαρμογών ΤΝ και τηλεφωνικών κέντρων αποθηκευμένα μόνο ως μονόδρομοι κατακερματισμοί· πρόσβαση βάσει ρόλων επιβαλλόμενη στο API· λογική απομόνωση μισθωτών επιβαλλόμενη σε κάθε όριο API· καταγεγραμμένη πρόσβαση προσωπικού βάσει ανάγκης γνώσης· όταν το προσωπικό υποστήριξής μας ενεργεί ως χρήστης, ό,τι κάνει καταγράφεται ως δικό του και οι διαχειριστές σας μπορούν να το δουν· εγγραφές ελέγχου που η ίδια η βάση δεδομένων αρνείται να μεταβάλει και διαγράφει μόνο όταν λήξει η διατήρησή τους ή όταν ο νόμος επιβάλλει διαγραφή. Το Παράρτημα II της ΣΕΔ είναι η αναλυτική και συμβατικά δεσμευτική εκδοχή.

Δεν διαθέτουμε πιστοποίηση ISO 27001, SOC 2 ή ισοδύναμη, και δεν αναθέτουμε προς το παρόν ετήσιο εξωτερικό έλεγχο διείσδυσης. Το άρθρο 10.1 της ΣΕΔ λέει το ίδιο.

Παραβιάσεις που αφορούν δεδομένα υπό τον έλεγχό μας γνωστοποιούνται στον Επίτροπο εντός 72 ωρών όπου το απαιτεί το άρθρο 33, και σε εσάς χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση όπου ο κίνδυνος για εσάς είναι υψηλός. Παραβιάσεις που αφορούν δεδομένα υπό τον έλεγχο του οργανισμού σας γνωστοποιούνται στον οργανισμό σας χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση κατά το άρθρο 9 της ΣΕΔ, εγκαίρως για τη δική του αναφορά του άρθρου 33.

11. Αλλαγές

Η έκδοση και η ημερομηνία στην κορυφή αλλάζουν κάθε φορά. Για ουσιώδη αλλαγή ειδοποιούμε τους διαχειριστές του οργανισμού σας τουλάχιστον 30 ημέρες νωρίτερα. Προγενέστερες εκδόσεις κατόπιν αιτήματος στο [email protected].

12. Επικοινωνία

Προστασία δεδομένων και αιτήματα δικαιωμάτων: [email protected]. Ασφάλεια: [email protected]. Οτιδήποτε άλλο: [email protected].

Intellayer, Αλαμάνας 50, Δάλι, Λευκωσία 2547, Κύπρος.